On le sait, le sentiment de déconnexion et de solitude peut altérer la motivation des collaborateurs. Selon le rapport de Buffer sur l’état du télétravail en 2020, c’est même le plus gros défi auquel sont confrontés les salariés, au même titre que la collaboration à distance.
Pour renforcer le lien social à l’heure où les interactions se font plus rares, la visioconférence est une valeur sûre. Elle permet une communication plus humanisée qu’un simple e-mail froid et désincarné, dont le ton peut laisser libre cours aux interprétations et aux malentendus. Elle permet aussi de remplacer les temps d’échange informels à la machine à café. Encore faut-il en avoir un usage raisonné et ne pas tomber dans l’écueil de la réunionite aigüe qui peut aussi exister au bureau.
En télétravail, une erreur courante des dirigeants est prévenir ce sentiment d’isolement en programmant davantage de réunions en visioconférence. Une étude de Owl Labs a révélé que les travailleurs à distance assistent globalement à plus de réunions par semaine (14 % des répondants avaient même plus de 10 réunions par semaine, contre seulement 3% des travailleurs sur site).
Parmi ceux qui liront cet article, beaucoup pourront en témoigner, la visioconférence peut facilement tourner à la cacophonie : problèmes techniques audio et vidéo (26% fois plus courants en télétravail), réunions qui débordent et qui partent dans tous les sens, enfants qui s’impatientent à l’arrière plan…
Si la visioconférence est indispensable à distance, il convient cependant de se demander si elle est toujours la meilleure utilisation du temps et de l’énergie de chacun. Certains experts parlent même de la “Zoom fatigue” pour caractériser l’impact psychologique de ces visioconférences à répétition. Dans leur livre “It Doesn’t Have to Be Crazy at Work“, les fondateurs de Basecamp, Jason Fried et David Heinemeier Hansson, plaident pour que les réunions soient “un dernier recours”.
Les discussions en temps réel impliquent souvent des réponses spontanées. En effet, lorsque vous échangez en direct avec quelqu’un, vous consommez l’information en même temps que vous la recevez. En visioconférence, même si les collaborateurs peuvent prendre des notes, une partie des idées et des documents échangés pendant la réunion va inévitablement se perdre dans le fil des échanges. Le temps passé à retrouver les idées principales, les organiser et en retirer une vraie réflexion est souvent une perte de temps.
On le sait, la vidéo a ce pouvoir de transmettre de l’émotion et de rompre le sentiment d’isolement en remettant la voix et le visuel au coeur de la communication. Le poids des mots ne représenterait que 7% dans la communication globale ! D’où l’importance du ton et du langage corporel dans les échanges.
Envoyer des messages au format vidéo avec une solution comme Speach, permet d’éviter les réunions qui s’enchaînent sans sacrifier l’aspect humain de la communication. Cela permet aussi de s’affranchir des fuseaux horaires et de ne plus perdre de temps à organiser des visioconférences pour des collaborateurs répartis aux quatre coins du globe.
La communication “en décalé”, dite asynchrone, ne nécessite pas une réponse directe de votre part. Elle vous donne le temps de digérer l’information, d’apporter des solutions et de prendre des décisions sans pression.
Et pour la dose d’échanges informels, nécessaires aussi à distance, les salariés peuvent créer des vidéos plus personnelles pour partager leur expérience du télétravail et leurs bonnes pratiques au quotidien : astuces pour occuper les enfants, recettes de cuisine ou recommandations de lectures… Les collaborateurs ne manqueront pas d’imagination !
À l’heure où les interactions sociales se font rares, les applications de messagerie instantanée comme Slack, Microsoft Teams ou Fleep permettent d’échanger rapidement, de traiter des urgences ou encore d’avoir des discussions plus informelles. Mais si il ne sont pas utilisés de manière raisonnée, les réseaux sociaux d’entreprise peuvent avoir un effet négatif sur votre productivité. Explications.
Comme les réseaux sociaux, les applications de messagerie instantanée sont consultées de manière compulsive au travail (voire même en dehors) et génèrent du stress et de la frustration à l’idée de manquer une partie de la conversation. Le fameux “Fear Of Missing Out” pour les intimes. Et que dire des équipes éparpillées aux quatre coins du globe, avec des fuseaux horaires différents ?
Dans un flot permanent de notifications et d’alertes, les discussions se déroulent et encouragent une culture du “toujours connecté.e”, qui se fait souvent au détriment de la productivité. L’employé moyen est interrompu 50 à 60 fois par jour, et environ 80 % de ces interruptions sont sans importance. Ces distractions perturbent le fameux “deep work”, qui nécessite de la concentration. Selon Darius Foroux, blogueur sur la productivité, notre concentration diminue lorsque nous recevons trop d’informations. Une étude de l’Université de Californie a montré qu’après une interruption, il faut en moyenne 23 minutes pour se concentrer à nouveau sur sa tâche initiale.
Avec Speach, vous pouvez prendre le pouls de l’entreprise sans vous sentir noyé.e dans l’information ! Notre solution de collaboration asynchrone vous permet de communiquer à votre rythme et de suivre l’avancée des uns des autres en toute transparence.
Certaines entreprises détournent les services de messagerie instantanée et les utilisent comme des outils de surveillance ou de contrôle par les managers. Côté employés, ils peuvent être considérés, à tort, comme un moyen de prouver leur activité. Mais ces applications n’ont pas vocation à remplacer la pointeuse ! En télétravail, les managers privilégient la culture du résultat à celle du présentéisme.
Avec Speach, pas besoin de définir un statut en ligne ! Chacun est libre d’avancer à son rythme. Les statistiques d’un speach vous permettent de savoir qui a regardé la vidéo et si elle a été visionnée jusqu’au bout. Les personnes concernées peuvent commenter le speach et répondre à des quiz ou à des sondages intégrés dans la vidéo. Chaque speach peut être co-édité à plusieurs et être soumis à un système d’approbation.
Sur les réseaux sociaux d’entreprise, les idées sont proposées, discutées et finissent par se perdre dans le flot des conversations. Les documents et les liens disparaissent au fil des échanges. Les mêmes questions et les mêmes problèmes refont surface régulièrement et nécessitent toujours les mêmes réponses.
Et comme ci cela ne suffisait pas, les demandes de dernière minute se font souvent de manière brute et spontanée, décorrélées de leur contexte. Bref, les messageries instantanées ont de nombreux avantages mais elles entraînent bien souvent une communication fragmentée et de moindre qualité.
Avec Speach, vous sortez d’une logique de flux pour rentrer dans une logique de stock : l’information est centralisée à un seul endroit, organisée et accessible partout, à tout moment. Les collaborateurs constituent une base de connaissances interne collaborative qui permet à chacun de savoir ce qu’il doit faire et de trouver les ressources dont il a besoin.
À coups d’emojis et de gifs, les échanges spontanés sur les réseaux sociaux d’entreprise permettent de maintenir le lien social en ces temps de confinement. Mais quoi de mieux que la vidéo pour transmettre de l’émotion et rompre le sentiment d’isolement ? Le langage corporel représente une partie importante de la communication et les repères visuels rassurent.
À l’écrit, le ton d’un message ou la formalité d’un e-mail peuvent être mal interprétés. La vidéo a ce pouvoir de montrer les choses plutôt que de tenter de les décrire !
Avec Speach, vous pouvez commenter directement une présentation, enregistrer votre écran et partager cette vidéo interactive en quelques minutes seulement. Le speach permet de maintenir le lien social tout en évitant les incompréhensions et les erreurs d’interprétation.
Pour mieux collaborer à distance, ne vous laissez plus distraire, organisez l’information, structurez vos messages et partagez des explications courtes et visuelles (sans les aléas du direct). Speach est une solution de communication asynchrone qui permet d’enregistrer très rapidement et facilement des vidéos pour collaborer avec ses collègues et clients.
Départ à la retraite ou nouvelle opportunité professionnelle, le départ d’un travailleur expérimenté peut avoir un impact sur votre organisation. Pour une entreprise, il est donc essentiel de capturer ses connaissances et son savoir-faire avant qu’il ne quitte les effectifs.
Documenter des années d’expertise peut être une tâche rebutante. Pourtant, dans dans un environnement professionnel où les évolutions sont rapides et fréquentes, il est crucial de capitaliser sur les savoirs internes en adoptant un processus d’offboarding efficace !
Manager ou opérationnel, junior ou expérimenté, cadre administratif ou technicien, chaque salarié détient une expertise. En pratiquant son métier au quotidien, il a naturellement acquis des connaissances, développé des bonnes pratiques ou implémenté de nouveaux outils. Remplacer ce salarié est une vraie source d’inquiétudes pour de nombreuses entreprises. Ne le laissez pas partir avec ce trésor de connaissances !
Dans votre processus d’offboarding, vous pouvez inclure le tuto vidéo comme outil de documentation et de passation pour le successeur (ou même pour le reste de l’équipe). Le salarié se met en scène dans une vidéo explicative pour présenter son utilisation d’un logiciel, ses gestes techniques, ses bonnes pratiques, etc.
Dans le cadre d’un offboarding, le tuto vidéo est aussi un bon moyen de valoriser le travail accompli par un collaborateur et l’impact positif qu’il a eu sur l’entreprise lorsqu’il était en poste.
Une stratégie d’offboarding doit se définir en amont. Le meilleur moyen de ne pas oublier une étape ou une procédure dans le départ d’un collaborateur c’est encore d’établir une feuille de route. Chaque fois qu’un salarié quittera votre entreprise, elle vous servira de guide à suivre pour l’accompagner dans son départ.
Restituer le matériel, clôturer les formalités administratives ou supprimer les accès : ce sont des étapes que nous avons l’habitude de suivre lors d’un départ. Pourquoi ne pas intégrer le tuto vidéo dans ces étapes de départ comme un processus de “passation” obligatoire ?
Systématisez l’usage des tutos vidéos pour capturer les connaissances et le savoir-faire des salariés sortants. Présentez le tuto vidéo comme outil de documentation à restituer lors d’un départ.
Les salariés emportent avec eux jusqu’à 70% de leurs connaissances lorsqu’ils quittent une entreprise. Ce chiffre parle de lui-même : il est indispensable de documenter et capturer le savoir-faire et les connaissances d’un salarié sur le point de quitter l’entreprise. Mais pourquoi attendre le départ d’un collaborateur pour réaliser un tuto vidéo ?
Il n’a jamais été aussi simple de faire une vidéo depuis son smartphone. Quelques minutes suffisent pour créer un tuto vidéo sur un geste technique par exemple. Adoptez une solution comme Speach pour rendre le tuto vidéo accessible au quotidien et ainsi partagez des connaissances en interne en permanence.
La délicate période de départ sera moins redoutée si les savoirs sont déjà documentés et accessibles pour tous les salariés.
Chaque entreprise dispose d’archives et d’innombrables documents regroupant les savoirs de plusieurs années d’exercice. Ces documents sont indispensables pour chaque salarié mais… Savent-ils vraiment comment trouver une information ? une fiche technique ? un schéma explicatif ? Le format papier n’est pas le support le plus favorable au partage et à la recherche d’informations.
Si vos salariés ont la possibilité de créer des tutos vidéo eux-mêmes, sur tous les sujets possibles et à tout moment, vous avez entre les mains une mine d’or pour l’ensemble de l’entreprise. En créant une tutothèque (bibliothèque de tutos vidéo), vous allez archiver le savoir-faire, les bonnes pratiques. Vous allez surtout les rendre disponibles en les regroupant dans une seule et même plateforme.
Avec Speach, la recherche de tuto est simplifiée : vous avez la possibilité de les catégoriser selon les thématiques que vous souhaitez et une barre de recherche reste disponible pour naviguer encore plus facilement.
Pour un nouveau salarié, il est extrêmement important d’acquérir les connaissances de base. Le salarié sortant a su résoudre des problématiques, il a acquis des connaissances, il a testé des choses, il a appris de ses erreurs. Cet ensemble d’expériences doit être transmis pour assurer un certain niveau de productivité.
Chaque départ n’est pas suivi d’une arrivée. Et chaque salarié n’a pas l’opportunité de faire une période de passation avec son successeur. Pour faciliter le transfert de connaissances, le tuto vidéo s’avère très utile.
La vidéo est plus simple à comprendre qu’un manuel d’une dizaine de pages car elle permet de voir concrètement ce qui est expliqué. En visualisant les gestes techniques ou les bonnes pratiques, le nouvel arrivant aura moins de mal à les reproduire. Ainsi, l’entreprise réduit les risques d’erreur et peut même maintenir son niveau de productivité.
Groupe ADP a un enjeu majeur de transmission de savoir-faire et de compétences auprès des collaborateurs. En effet, d’ici une dizaine d’années, 40% des salariés partiront en retraite.
Quelle que soit la raison, quand les salariés quittent une entreprise, ils partent avec leurs bonnes pratiques, leurs connaissances et leurs savoir-faire. Accompagner les salariés sortants est tout aussi important que d’intégrer un nouveau collaborateur. Pourtant les entreprises sont encore trop nombreuses à sous-estimer la perte que représente un départ en termes de savoirs. Speach met à disposition des employés une solution pour créer des tutos vidéo simplement et rapidement. Favoriser le partage des connaissances est une action du quotidien et une étape indispensable dans le départ d’un salarié.
Découvrez comment le partage de connaissances entre pairs vous permet de répondre à ces enjeux, en diffusant les bonnes pratiques de vos experts métier à l’ensemble de l’organisation.
La transformation digitale est avant tout humaine et doit prendre en compte l’évolution des usages, aussi bien ceux des clients, que ceux des partenaires ou des employés. Pour une transformation réussie, il est essentiel de se mettre en mouvement en prenant soin d’embarquer toutes les parties prenantes.
La révolution numérique est d’abord une révolution culturelle qui change la façon dont on s’informe, dont on consomme et dont on interagit avec les autres. Transformer une usine ne signifie pas simplement savoir utiliser les dernières technologies pour être opérationnels sur le terrain, mais adopter un état d’esprit et une culture du digital.
La conduite du changement peut être facilitée par l’adoption de nouveaux outils mais ceux-ci n’apportent de la valeur que si leur utilisation est soutenue par des personnes et une organisation en interne. En effet, opérer un changement nécessite d’impliquer le maximum de personnes. La transformation de votre organisation doit donc s’inscrire dans une démarche collective. Si celle-ci est portée par un seul individu ou émane « de tout en haut », elle aura peu de chance de remporter l’adhésion.
Pour s’adapter à la révolution digitale, les grandes entreprises doivent donc repenser l’expérience des collaborateurs. La symétrie des attentions est un concept qui s’est imposé ces dernières années comme un des leviers majeurs de la transformation digitale. Pour proposer une meilleure expérience client, il faut d’abord savoir proposer une meilleure expérience collaborateur.
Réussir sa transition digitale, c’est aussi connecter la formation à la transformation. Encouragez les collaborateurs à innover dans leur façon de partager de l’information et de monter en compétences.
Aujourd’hui, le collaborateur qui partage son expertise est valorisé au sein de la communauté apprenante. Pour réussir votre transformation digitale, apprenez à décentraliser les expertises en rassemblant les savoirs et savoir-faire de vos experts métier à un seul et même endroit et faites-en profiter le plus grand nombre au sein de l’organisation. Imaginez si vous pouviez créer une « bibliothèque de bonnes pratiques » du quotidien et la mettre à disposition de tous !
Avec le partage d’expertises entre pairs, les collaborateurs se sentent connectés les uns aux autres et à de véritables experts “terrain”, dotés d’une forte crédibilité auprès des apprenants. Cet effet de réseau va encourager la quantité de contenus disponibles et permettre de créer une véritable communauté apprenante, interne à l’entreprise.
Devenir une organisation apprenante permet d’être le plus adaptable possible. Les salariés découvrent alors un cadre de travail agile, dans lequel chacun peut partager son expertise et apprendre des autres. Le partage de connaissances entre pairs améliore en ce sens la collaboration, la communication interne et permet également d’identifier les collaborateurs les plus talentueux.
À l’ère des réseaux, des wiki et de la génération YouTube, notre rapport au temps a évolué : tout va plus vite et tout doit être instantané. L’information arrive directement à nous, sur tous les supports et à tout moment. Ceux que l’on appelle les “Millenials” et qui représenteront 75% des actifs en 2025 ont développé de nouveaux modes de communication, de partage et d’apprentissage. L’effet YouTube a décuplé le recours aux tutos vidéo pour acquérir des compétences grâce aux experts et partager des connaissances entre pairs. Ils ont aussi plus de contrôle sur la consommation des contenus. Les utilisateurs de Netflix choisissent par exemple le programme qu’ils souhaitent visionner. Il est temps d’instaurer cet usage en entreprise pour l’apprentissage et la montée en compétences. Le salarié peut ainsi choisir ce qu’il apprend, où il veut, quand il le veut.
En entreprise, le tuto vidéo est accessible sur tous les supports, à tout moment et est consultable directement sur le terrain. Les salariés peuvent ainsi se former en autodidacte avec leur tablette ou leur smartphone, à leur rythme, en fonction de leurs disponibilités et de leurs problématiques. De la même manière que l’école expérimente des nouvelles méthodes d’apprentissage, l’entreprise doit se réinventer pour faciliter le partage de connaissances et la montée en compétence des salariés. Cet accès rapide et simplifié à l’information et à la connaissance permet aux collaborateurs de devenir plus autonomes et plus réactifs dans leur prise de décision.
Pour être en capacité d’innover, il est crucial d’optimiser la bande passante des collaborateurs. Commencez par identifier ce qui fait gaspiller inutilement de l’énergie et perdre du temps aux équipes : la répétition d’un geste technique mal fait, la maîtrise de nouveaux process ou encore le temps de déploiement d’un nouvel outil.
Les opérateurs doivent pouvoir consulter à tout moment les instructions de travail qui sont souvent décrites à travers des notices papier. La consultation de ces documents écrits parfois vieillissants peuvent faire prendre du temps aux salariés. De plus, ils peuvent être sujets à des erreurs d’interprétation. Le tuto vidéo permet de compléter voire de remplacer les notices papiers pour rendre les instructions plus visuelles, plus claires et plus attractives. Il est accessible à tout moment, consultable sur tous les devices dans le quotidien opérationnel du salarié. Et par ailleurs, le langage universel du visuel permet de réduire les risques d’erreur et les variabilités d’interprétation.
ENDEL Engie a élaboré des tutos vidéos interactifs pour digitaliser des modes opératoires sur le terrain et pour sensibiliser les opérationnels à la sécurité et à la prévention des risques. D’autres usages ont été imaginés par les utilisateurs eux-mêmes, tels que la digitalisation du mode d’utilisation d’outils digitaux ou encore la digitalisation des procédures qualité.
De son côté, le groupe ArcelorMittal s’est engagé dans une démarche “zéro papier” pour dynamiser la transmission de connaissances en interne et digitaliser ses modes opératoires.
La transformation digitale passe bien sûr par l’utilisation de nouveaux outils digitaux et de nouveaux logiciels. L’utilisation d’une plateforme de partage de tutos interactifs permet aux salariés de s’acculturer au digital.
L’outil doit en revanche apporter une vraie valeur ajoutée et ne pas être considéré comme un gadget de plus. Chez Speach, le tuto interactif fait appel à 60 % de vidéo et 40 % de documentation écrite, de voix, d’annotations et de quiz. Cette alternance de médias sollicite différents sens de l’apprenant pour maximiser la rétention des connaissances. Le tuto vidéo est aussi bien plus attractif et interactif qu’une simple présentation PowerPoint. La plateforme utilisée pour le partage de connaissances doit aussi vous donner accès à des statistiques (nombre de contenus créés, de vues, de commentaires…) pour mesurer son efficacité. Enfin, l’outil doit être simple d’utilisation pour que tout le monde puisse s’en emparer, aussi bien les digital natives que les baby-boomers sur le point de partir à la retraite. Ces derniers pourront ainsi créer facilement des tutos vidéo pour transmettre leur expertise avant de quitter l’entreprise.
Relevez le défi de la transformation digitale avec le tuto vidéo
À l’ère de l’industrie 4.0, les entreprises doivent favoriser le développement continu des compétences des salariés pour faire face aux enjeux de digitalisation et d’automatisation. Avec Speach, capitalisez sur les bonnes pratiques de vos experts métier pour les partager à l’ensemble des collaborateurs.
Nous avons encore trop souvent recours aux échanges instantanés, au détriment d’une communication plus respectueuse du rythme de chacun.
La plupart du temps, les conversations à distance n’ont pas besoin de se faire en temps réel. Dans ce match en 3 points, je vous explique pourquoi la communication asynchrone – c’est à dire en décalé, non en temps réel – peut vous redonner du pouvoir sur les messages émis et sur la gestion du temps (le vôtre et celui des autres !).
Le plus souvent, le temps de réponse à un e-mail n’excède pas 2 minutes, selon une étude réalisée en 2015 par Yahoo Labs. Lorsque nous recevons un e-mail ou un message sur Slack, nous avons tendance à lui donner la priorité sur ce que nous étions en train de faire. Pourtant, répondre aux demandes de manière réactive ne permet pas d’organiser sa journée de manière proactive.
Cette dépendance aux notifications et aux alertes encourage une culture du “toujours connecté.e”, qui se fait souvent au détriment de la productivité. Une étude de l’Université de Californie (Irvine) a montré qu’après une interruption, il faut en moyenne 23 minutes pour se concentrer à nouveau sur sa tâche initiale. Ces distractions ponctuent la journée et perturbent le travail de fond, ce fameux “deep work”, qui nécessite de la concentration. Et lorsque chacun adresse ses demandes de manière décousue (sans toujours rappeler le contexte), il y a de quoi perdre le fil ! Certains employés peuvent même se sentir sur-sollicités et aller jusqu’à l’épuisement professionnel.
J’en suis convaincue, la communication asynchrone vous libère des distractions et des interruptions à répétition. Elle vous permet de passer plus de temps sur des activités à valeur ajoutée. Sortez d’une logique de flux pour rentrer dans une logique de stock : optez pour un outil qui centralise et organise l’information afin de la rendre accessible partout, à tout moment. N’ayez plus peur de louper les flots de conversations et détachez-vous une bonne fois pour toutes de ce fameux FOMO (Fear Of Missing Out) !
En télétravail, vous êtes libres d’organiser votre journée comme vous l’entendez. Ce qui compte, c’est le résultat. N’oubliez pas : on ne vous demande pas d’être connecté à toute heure du jour et de la nuit mais de faire votre travail en temps et en heure ! Il est donc de votre responsabilité de gérer votre temps pour être efficace et ne pas vous éparpiller.
Le téléphone ou la visioconférence sont souvent utilisés pour des échanges rapides et spontanés. Les collaborateurs peuvent facilement poser leurs questions en direct, avoir des conversations approfondies et faire du brainstorming. La communication synchrone est aussi adaptée aux situations “de crise” pour traiter des urgences, aborder des sujets délicats ou annoncer des décisions stratégiques aux collaborateurs.
Mais la spontanéité des échanges avec des retours “à chaud” n’est pas toujours la meilleure option. Certains types de missions et de projets nécessitent une prise de recul, une réflexion plus approfondie (et donc des réponses réfléchies). Avec la communication synchrone, vous consommez l’information en même temps que vous la recevez. À l’inverse, la communication asynchrone vous permet de digérer l’information, de trouver des réponses, d’apporter des solutions, de tirer des conclusions et de prendre des décisions sans pression.
Par ailleurs, la communication en temps réel n’est pas enregistrée : à moins d’avoir une bonne mémoire, mieux vaut prendre des notes au cours de l’échange ! Enregistrer votre communication à l’image d’une vidéo ou d’un message vocal permet au destinataire de le consulter ultérieurement et autant de fois que nécessaire.
En télétravail, mieux vaut mettre en place des process clairs et avoir des intentions claires. Chacun doit savoir ce qu’il a à faire, pourquoi il le fait et comment il doit le faire. La communication asynchrone permet de penser sa communication en amont en se mettant à la place du destinataire. Elle fournit un contexte, formule une demande, fixe une deadline et met à disposition toutes les ressources nécessaires. Plutôt que d’envoyer des informations par bribes, de manière fragmentée, allez droit au but ! Avec la communication asynchrone, vous rendez le message audible et l’information est reçue au moment où le destinataire est disponible (et donc réceptif). La communication asynchrone respecte non seulement votre temps mais aussi celui des autres !
Le sentiment de déconnexion et de solitude peut altérer la motivation des collaborateurs. En ces temps de confinement, qui laisse peu de place aux interactions sociales, la communication synchrone est donc propice à des conversations plus simples et moins formelles. La visioconférence se substitue à la réunion “In Real Life” : elle atténue le sentiment d’isolement et vise à recréer de la connexion. Entendre ses collaborateurs, voir leurs visages souriants dans leur environnement quotidien renforce le lien social. La vidéo rassure, apporte de la nuance et a le pouvoir de transmettre des émotions. Il convient de relativiser le poids des mots (qui ne serait que de 7%) par rapport à celui du ton (38%) et du langage corporel qui représente plus de la moitié de la communication. Pour combler le manque d’interactions sociales du quotidien au bureau, il est important d’entretenir ce sentiment d’appartenance pour maintenir la motivation des salariés.
La visioconférence peut cependant facilement tourner à la cacophonie : problèmes techniques en tout genre, réunions qui débordent et qui partent dans tous les sens et j’en passe. Si elle est indispensable en temps de confinement, il convient cependant de se demander si elle est toujours la meilleure utilisation du temps et de l’énergie de chacun.
Avec une solution de collaboration vidéo asynchrone, vous pouvez garder ce lien social tout en évitant le stress des réunions qui s’enchaînent. Plus besoin non plus de vous préoccuper des fuseaux horaires pour collaborer avec des équipes dispersées aux quatre coins du globe. La communication sous forme de vidéos courtes et asynchrones vous permet de travailler dans de meilleures conditions, sans pour autant sacrifier la dose d’interaction indispensable en ces temps de confinement.
Évitez le caractère systématique de la communication instantanée : l’échange asynchrone devrait être le mode de communication par défaut pour rester efficace à distance. Optez pour un outil de collaboration visuel, qui conserve les avantages de la vidéo (connexion humaine et compréhension renforcée du message), propice à la prise de recul et à la productivité !
Si vous n’avez pas de trépied sous la main, calez votre téléphone avec quelques objets de façon à obtenir une vidéo statique. Vous n’êtes pas à l’aise avec le cadrage ? Alors placez-vous en mode “face caméra”. Bien que réduite, la qualité de l’image sera largement suffisante.
Pour créer un effet “caméra embarqué”, procurez-vous un selfie stick. A défaut d’accessoire, demandez à un collègue de jouer le rôle du cameraman ou inversement.
Il n’y a pas de secret : plus vous serez détendu, plus votre explication sera fluide. Gardez à l’esprit que la vidéo que vous allez réaliser est à destination de votre équipe. Elle ne va pas concourir aux Oscars !
Si vous êtes en panne d’inspiration pour le cadrage, l’application Open camera (gratuite) vous sera très utile. Elle permet de configurer facilement des réglages comme la “règle des tiers” (bien connue des pros de l’image) et d’optimiser le résultat.
De même que personne n’aime écouter un enregistrement de sa voix, il est difficile pour la plupart d’entre nous de se voir à l’écran. En mode “face caméra”, efforcez-vous de fixer l’objectif plutôt que de focaliser sur une mèche de cheveux. Et n’hésitez pas à faire un tournage à deux pour prendre un peu de distance avec votre image.
Placez votre smartphone à l’horizontal (mode paysage) avant de démarrer votre vidéo. Si vous le gardez en vertical (mode portrait), des bandes noires apparaîtront sur les côtés de la vidéo lorsque vous l’exporterez sur votre ordinateur.
Le mode autofocus risque d’effectuer des réajustements qui entraîneront des vibrations sur l’image. Pour un rendu net, définissez une distance réglementaire et désactivez le mode automatique. Tâchez aussi d’éviter les zooms numériques qui altèrent la qualité.
Pour éviter de donner la nausée à vos lecteurs… faites des mouvements amples, souples, lents ! Rappelez-vous : un déplacement, une pause, une explication.
Dans un environnement sonore, difficile d’effacer le bruit de fond, même si vous avez avez un micro-cravate. Le plus simple consiste parfois à carrément réenregistrer la bande son. Des applications gratuites vous permettent de le faire.
Une chose est sûre : votre première capsule vidéo ne sera pas d’une qualité exceptionnelle. Mais la suivante sera mieux réussie et vous trouverez progressivement votre style. Faites-vous confiance !
Un speach combine de la vidéo, des slides, du texte et des PDF. Ce format court et interactif vous permet d’en dire plus en un temps record. Commenter votre écran ou des documents sous forme de vidéo sera 6 fois plus rapide que de rédiger un e-mail. Par ailleurs, le taux de rétention d’un message en vidéo est bien supérieur à celui d’un texte brut (95% vs 10%). Oubliez les e-mails à rallonge : créer un speach ne vous prendra que quelques minutes !
Pour collaborer à distance, les employés doivent savoir quoi faire et comment le faire, en toute autonomie. Mais comment s’assurer qu’ils ont bien toutes les cartes en main pour mener à bien leur mission ? Et comment suivre leur avancée sur un projet ? L’e-mail ne permet pas de savoir si vos collègues ont consulté la pièce jointe envoyée. Notre plateforme vous donne accès à des statistiques pour savoir qui a visionné un speach et si celui-ci a été regardé jusqu’au bout.
Le texte a ses limites pour exprimer certains types de demandes et peut être interprété différemment selon les destinataires. La vidéo a ce pouvoir de montrer les choses tout en les commentant. Structuré en chapitres pour mieux découper l’information, notre format vidéo vous permet de partager des explications claires, visuelles et guidées “pas-à-pas”.
Voir le visage et entendre la voix d’un collègue ou d’un client est plus impactant qu’un email classique, froid et désincarné. La vidéo asynchrone permet de garder le lien à distance tout en respectant l’emploi du temps de chacun. Elle dynamise la communication et rend l’échange plus vivant, dans un moment où les interactions sociales se font rares.
Speach est une solution collaborative qui vous permet de créer et partager facilement des vidéos. Les entreprises, quelle que soit leur taille, l’utilisent pour donner des instructions et des explications visuelles, informer les clients des dernières mises à jour ou encore former les équipes à distance.
Pour mieux collaborer à distance, ne vous laissez plus distraire, organisez l’information, structurez vos messages et partagez des explications courtes et visuelles (sans les aléas du direct). Speach est une solution de communication asynchrone qui permet d’enregistrer très rapidement et facilement des vidéos pour collaborer avec ses collègues et clients.
Une part croissante des salariés du secteur industriel se sent désengagée. Ils ne parviennent pas à mettre à jour leurs compétences suffisamment vite pour prendre en main les nouvelles technologies qui arrivent à eux. Il est pourtant plus que jamais nécessaire d’encourager la prise d’initiative, de favoriser leur autonomie, de les outiller et de les mobiliser dans le sens de l’intelligence collective.
Le savoir-faire des experts “terrain” est l’atout le plus précieux d’une entreprise et doit être partagé au sein de l’organisation. Voici 5 bonnes raisons d’utiliser le tuto vidéo dans une stratégie de knowledge management.
Pour que l’usine tourne en continu, les équipes en 3×8 doivent assurer les mêmes gestes et respecter les mêmes procédures. Il en va de même dans un contexte multi-sites où les industries manufacturières souhaitent retrouver le même standard et la même qualité partout. Le tuto vidéo permet d’uniformiser les modes opératoires et de standardiser les bonnes pratiques sur différents sites de production en un temps record.
Avec plus de 110 000 employés répartis dans 33 pays différents, Valeo a par exemple choisi d’utiliser le Speach [c’est le nom que nous donnons à nos tutos vidéo interactifs] pour harmoniser les connaissances techniques sur ses différents sites. En réponse à des problèmes techniques identifiés dans plusieurs usines, l’équipementier a créé des Speachs “Back to basics” reprenant les bons gestes techniques à adopter.
Le tuto vidéo permet de gagner du temps dans la mesure où il limite les déplacements sur différents sites pour transmettre un geste technique. Grâce à la traduction automatique, les bonnes pratiques peuvent être diffusées massivement aux quatre coins du globe.
Les salariés sont parfois amenés à échanger leurs savoir-faire de manière informelle, en dehors des canaux de communication internes à l’entreprise. Se constituer une bibliothèque de tutos vidéo permet de centraliser à un seul et même endroit tous les contenus produits. L’entreprise peut ainsi capitaliser sur ses ressources, qui peuvent être mises à jour et perdurer dans le temps.
Les tutos vidéo ont aussi l’avantage d’offrir aux employés une expérience de formation fluide et intégrée dans leur quotidien opérationnel. Accessibles directement depuis l’application sur leur mobile ou une tablette, ces capsules de quelques minutes sont adaptées aux réalités du terrain.
Dans le cadre de sa transformation digitale, ENDEL Engie a lancé le programme « Opérateur Industriel Connecté » pour faciliter l’accès à la bonne information au bon moment. Le tuto vidéo permet aux opérationnels d’échanger facilement des informations directement sur le chantier.
Réussir sa transition digitale, c’est aussi connecter la formation à la transformation. Encouragez les collaborateurs à innover dans leur façon de partager de l’information et de monter en compétences.
Aujourd’hui, le collaborateur qui partage son expertise est valorisé au sein de la communauté apprenante. Pour réussir votre transformation digitale, apprenez à décentraliser les expertises en rassemblant les savoirs et savoir-faire de vos experts métier à un seul et même endroit et faites-en profiter le plus grand nombre au sein de l’organisation. Imaginez si vous pouviez créer une « bibliothèque de bonnes pratiques » du quotidien et la mettre à disposition de tous !
Avec le partage d’expertises entre pairs, les collaborateurs se sentent connectés les uns aux autres et à de véritables experts “terrain”, dotés d’une forte crédibilité auprès des apprenants. Cet effet de réseau va encourager la quantité de contenus disponibles et permettre de créer une véritable communauté apprenante, interne à l’entreprise.
Réussir sa transition digitale, c’est aussi connecter la formation à la transformation. Encouragez les collaborateurs à innover dans leur façon de partager de l’information et de monter en compétences.
Aujourd’hui, le collaborateur qui partage son expertise est valorisé au sein de la communauté apprenante. Pour réussir votre transformation digitale, apprenez à décentraliser les expertises en rassemblant les savoirs et savoir-faire de vos experts métier à un seul et même endroit et faites-en profiter le plus grand nombre au sein de l’organisation. Imaginez si vous pouviez créer une « bibliothèque de bonnes pratiques » du quotidien et la mettre à disposition de tous !
Avec le partage d’expertises entre pairs, les collaborateurs se sentent connectés les uns aux autres et à de véritables experts “terrain”, dotés d’une forte crédibilité auprès des apprenants. Cet effet de réseau va encourager la quantité de contenus disponibles et permettre de créer une véritable communauté apprenante, interne à l’entreprise.
L’industrie 4.0 implique une attention particulière aux aspects de conformité, de réglementation et de sécurité. Une consigne doit donc être transmise avec précision et clarté, sans être déformée ou partielle.
Lorsqu’un problème est constaté in situ, mieux vaut le filmer plutôt que de prendre des notes, pour éviter des différences d’interprétation. Dans la même logique, il est préférable de montrer des gestes techniques, plutôt que de s’évertuer à les décrire. La vidéo, en captant l’instantané, favorise la compréhension et réduit les risques d’erreur. Les entreprises possédant des usines sur plusieurs continents peuvent en témoigner : le visuel permet de contourner la barrière de la langue.
ArcelorMittal s’est engagé dans la digitalisation de ses procédures et modes opératoires et complète les traditionnelles notices papiers par des tutos vidéo. Thierry Poirier, responsable du département Energie, Atlantique Lorraine, constate que le format papier ne retient pas toujours l’attention des salariés, qui ont du mal à se plonger dans une lecture approfondie. Le format vidéo est donc aussi plus agréable à consommer, en particulier chez les millenials.
Pour sensibiliser ses équipes au port des EPI (équipements de protection individuelle), un acteur majeur de l’aéronautique a de son côté mis en place un QR code à scanner directement sur les sites de production. Celui-ci donne accès à un tuto vidéo réalisé par un salarié, ce qui a eu un impact considérable sur le respect de la consigne et a permis de réduire le taux d’accident de manière significative. En effet, un tiers de l’usine a visionné le Speach en l’espace d’une semaine, avec un taux d’avancement moyen de 78 %.
L’industrie 4.0 implique des méthodes de transmission de savoir-faire plus collaboratives et plus agiles. Avec la mise en oeuvre de l’automatisation et l’arrivée de l’intelligence artificielle, certains opérationnels craignent de devenir inutiles et d’être remplacés par des machines.
L’un des ingrédients essentiels pour atteindre l’excellence opérationnelle est pourtant la capacité des équipes à trouver elles-mêmes des solutions. Il convient donc de favoriser l’autonomie et la transmission de savoirs entre pairs. Le tuto vidéo permet aux employés d’apprendre de manière “ad hoc” et proactive.
Dans une démarche d’amélioration continue, des comités méthodes peuvent identifier des bonnes pratiques à diffuser auprès du plus grand nombre. Les diffuser sur d’autres sites de production via le tuto vidéo est une bonne manière de promouvoir une équipe à un niveau plus global. En prenant conscience de la valeur de leur savoir-faire une fois partagé, les salariés se sentiront valorisés et encore plus engagés.
Ils se sentiront aussi connectés les uns aux autres et à de véritables experts “terrain”, dotés d’une forte crédibilité auprès des apprenants. Cet effet de réseau va encourager la quantité de contenus disponibles et permettre de créer une véritable communauté apprenante, interne à l’entreprise. L’utilité réelle d’une bibliothèque de savoirs dépend en effet du nombre d’utilisateurs. Elle prend de la valeur lorsque le nombre de parties prenantes augmente.
Pour Simon Bastaert, Knowledge manager chez Valeo, l’effet d’entraînement permet de traiter de nombreux scénarios et de couvrir plusieurs thématiques métiers.
L’environnement de production est généralement porteur de risques, qu’il convient d’anticiper pour garantir l’intégrité physique des opérateurs. Adopter des bons gestes métier et optimiser en permanence les process permet d’éviter la répétition d’incidents, de retards, d’aléas de production et donc de réduire les « coûts de non-qualité ».
Lorsqu’un expert métier se déplace sur plusieurs sites pour déployer un savoir-faire, le coût pour l’entreprise comprend à la fois le temps d’attente (durant lequel elle accepte une production instable d’un site à l’autre), le temps de déplacement et le coût du temps homme mobilisé.
Avec le Speach, les coûts de formation seront eux aussi réduits de manière significative. Les opérateurs n’auront plus besoin de déranger un collègue et de le faire sortir de sa ligne de production pour résoudre un problème : ils n’auront qu’à consulter son tuto vidéo !
Découvrez comment le partage de connaissances entre pairs vous permet de répondre à ces enjeux, en diffusant les bonnes pratiques de vos experts métier à l’ensemble de l’organisation.
La transformation digitale est avant tout humaine et doit prendre en compte l’évolution des usages, aussi bien ceux des clients, que ceux des partenaires ou des employés. Pour une transformation réussie, il est essentiel de se mettre en mouvement en prenant soin d’embarquer toutes les parties prenantes.
La révolution numérique est d’abord une révolution culturelle qui change la façon dont on s’informe, dont on consomme et dont on interagit avec les autres. Transformer une usine ne signifie pas simplement savoir utiliser les dernières technologies pour être opérationnels sur le terrain, mais adopter un état d’esprit et une culture du digital.
La conduite du changement peut être facilitée par l’adoption de nouveaux outils mais ceux-ci n’apportent de la valeur que si leur utilisation est soutenue par des personnes et une organisation en interne. En effet, opérer un changement nécessite d’impliquer le maximum de personnes. La transformation de votre organisation doit donc s’inscrire dans une démarche collective. Si celle-ci est portée par un seul individu ou émane « de tout en haut », elle aura peu de chance de remporter l’adhésion.
Pour s’adapter à la révolution digitale, les grandes entreprises doivent donc repenser l’expérience des collaborateurs. La symétrie des attentions est un concept qui s’est imposé ces dernières années comme un des leviers majeurs de la transformation digitale. Pour proposer une meilleure expérience client, il faut d’abord savoir proposer une meilleure expérience collaborateur.
Réussir sa transition digitale, c’est aussi connecter la formation à la transformation. Encouragez les collaborateurs à innover dans leur façon de partager de l’information et de monter en compétences.
Aujourd’hui, le collaborateur qui partage son expertise est valorisé au sein de la communauté apprenante. Pour réussir votre transformation digitale, apprenez à décentraliser les expertises en rassemblant les savoirs et savoir-faire de vos experts métier à un seul et même endroit et faites-en profiter le plus grand nombre au sein de l’organisation. Imaginez si vous pouviez créer une « bibliothèque de bonnes pratiques » du quotidien et la mettre à disposition de tous !
Avec le partage d’expertises entre pairs, les collaborateurs se sentent connectés les uns aux autres et à de véritables experts “terrain”, dotés d’une forte crédibilité auprès des apprenants. Cet effet de réseau va encourager la quantité de contenus disponibles et permettre de créer une véritable communauté apprenante, interne à l’entreprise.
Devenir une organisation apprenante permet d’être le plus adaptable possible. Les salariés découvrent alors un cadre de travail agile, dans lequel chacun peut partager son expertise et apprendre des autres. Le partage de connaissances entre pairs améliore en ce sens la collaboration, la communication interne et permet également d’identifier les collaborateurs les plus talentueux.
À l’ère des réseaux, des wiki et de la génération YouTube, notre rapport au temps a évolué : tout va plus vite et tout doit être instantané. L’information arrive directement à nous, sur tous les supports et à tout moment. Ceux que l’on appelle les “Millenials” et qui représenteront 75% des actifs en 2025 ont développé de nouveaux modes de communication, de partage et d’apprentissage. L’effet YouTube a décuplé le recours aux tutos vidéo pour acquérir des compétences grâce aux experts et partager des connaissances entre pairs. Ils ont aussi plus de contrôle sur la consommation des contenus. Les utilisateurs de Netflix choisissent par exemple le programme qu’ils souhaitent visionner. Il est temps d’instaurer cet usage en entreprise pour l’apprentissage et la montée en compétences. Le salarié peut ainsi choisir ce qu’il apprend, où il veut, quand il le veut.
En entreprise, le tuto vidéo est accessible sur tous les supports, à tout moment et est consultable directement sur le terrain. Les salariés peuvent ainsi se former en autodidacte avec leur tablette ou leur smartphone, à leur rythme, en fonction de leurs disponibilités et de leurs problématiques. De la même manière que l’école expérimente des nouvelles méthodes d’apprentissage, l’entreprise doit se réinventer pour faciliter le partage de connaissances et la montée en compétence des salariés. Cet accès rapide et simplifié à l’information et à la connaissance permet aux collaborateurs de devenir plus autonomes et plus réactifs dans leur prise de décision.
Pour être en capacité d’innover, il est crucial d’optimiser la bande passante des collaborateurs. Commencez par identifier ce qui fait gaspiller inutilement de l’énergie et perdre du temps aux équipes : la répétition d’un geste technique mal fait, la maîtrise de nouveaux process ou encore le temps de déploiement d’un nouvel outil.
Les opérateurs doivent pouvoir consulter à tout moment les instructions de travail qui sont souvent décrites à travers des notices papier. La consultation de ces documents écrits parfois vieillissants peuvent faire prendre du temps aux salariés. De plus, ils peuvent être sujets à des erreurs d’interprétation. Le tuto vidéo permet de compléter voire de remplacer les notices papiers pour rendre les instructions plus visuelles, plus claires et plus attractives. Il est accessible à tout moment, consultable sur tous les devices dans le quotidien opérationnel du salarié. Et par ailleurs, le langage universel du visuel permet de réduire les risques d’erreur et les variabilités d’interprétation.
ENDEL Engie a élaboré des tutos vidéos interactifs pour digitaliser des modes opératoires sur le terrain et pour sensibiliser les opérationnels à la sécurité et à la prévention des risques. D’autres usages ont été imaginés par les utilisateurs eux-mêmes, tels que la digitalisation du mode d’utilisation d’outils digitaux ou encore la digitalisation des procédures qualité.
De son côté, le groupe ArcelorMittal s’est engagé dans une démarche “zéro papier” pour dynamiser la transmission de connaissances en interne et digitaliser ses modes opératoires.
La transformation digitale passe bien sûr par l’utilisation de nouveaux outils digitaux et de nouveaux logiciels. L’utilisation d’une plateforme de partage de tutos interactifs permet aux salariés de s’acculturer au digital.
L’outil doit en revanche apporter une vraie valeur ajoutée et ne pas être considéré comme un gadget de plus. Chez Speach, le tuto interactif fait appel à 60 % de vidéo et 40 % de documentation écrite, de voix, d’annotations et de quiz. Cette alternance de médias sollicite différents sens de l’apprenant pour maximiser la rétention des connaissances. Le tuto vidéo est aussi bien plus attractif et interactif qu’une simple présentation PowerPoint. La plateforme utilisée pour le partage de connaissances doit aussi vous donner accès à des statistiques (nombre de contenus créés, de vues, de commentaires…) pour mesurer son efficacité. Enfin, l’outil doit être simple d’utilisation pour que tout le monde puisse s’en emparer, aussi bien les digital natives que les baby-boomers sur le point de partir à la retraite. Ces derniers pourront ainsi créer facilement des tutos vidéo pour transmettre leur expertise avant de quitter l’entreprise.
Relevez le défi de la transformation digitale avec le tuto vidéo
À l’ère de l’industrie 4.0, les entreprises doivent favoriser le développement continu des compétences des salariés pour faire face aux enjeux de digitalisation et d’automatisation. Avec Speach, capitalisez sur les bonnes pratiques de vos experts métier pour les partager à l’ensemble des collaborateurs.
De nombreux salariés détiennent une expertise qui peut être utile à d’autres collaborateurs : un geste technique, le développement d’un processus ou encore la maîtrise d’un nouvel outil. La création d’une plateforme de connaissances collaborative, à laquelle chacun peut contribuer en partageant ses bonnes pratiques sous forme de tuto vidéo, permet de centraliser toute cette connaissance et de la mettre à disposition du plus grand nombre.
Avec le partage de connaissances entre pairs, les salariés se sentent connectés les uns aux autres et à de véritables experts “terrain”, dotés d’une forte crédibilité auprès des apprenants. Par effet miroir, le salarié s’identifie plus facilement à l’un de ses pairs et retient davantage un savoir transmis à travers un retour d’expérience concret. Favoriser le partage de connaissances entre salariés permet de connecter entre eux ceux qui pratiquent au quotidien et qui connaissent les réalités du terrain.
La mise en place d’une plateforme de connaissances va s’appuyer sur l’effet de réseau pour augmenter la quantité de contenus disponibles et créer une véritable communauté apprenante, interne à l’entreprise. L’effet d’entraînement permet de traiter de nombreux sujets et plusieurs thématiques métier.
L’entreprise bénéficie alors d’une grande quantité de connaissances structurée, centralisée et à disposition du plus grand nombre. Autre avantage du partage de connaissances entre salariés : l’expérience d’apprentissage proposée est plus interactive et plus engageante. La mise à disposition de ces micro-contenus de formation accorde plus d’autonomie au “sachant”, pour transmettre son savoir facilement et massivement, mais aussi à “l’apprenant”, qui monte en compétences de manière proactive, en fonction de ses besoins.
Dans un monde en constante transformation, chacun doit se former de manière proactive et continue pour mettre à niveau ses compétences et tirer partie des nouvelles technologies. Les nouvelles méthodes de formation prônent le concept ATAWAD (any time, anywhere, any device). Avec une plateforme de tutos vidéo, le savoir est disponible à la demande et en mobilité. L’acquisition de compétences se fait de façon fluide et intégrée dans le quotidien opérationnel du salarié.
À l’époque des réseaux, des wiki et de la génération YouTube, chacun accède simplement à une multitude de connaissances, depuis n’importe quel device. La réponse à une problématique du quotidien est alors immédiate, instantanée et permet de gagner du temps. En entreprise, c’est aussi ce que permet l’usage du tuto vidéo qui offre au salarié la possibilité de se former en autodidacte, au gré de ses besoins.
Avec le P2P, les coûts associés à la formation et aux déplacements des salariés sont réduits. Les salariés se forment entre eux pour être opérationnels sur le terrain (prise en main de nouvelles machines et de nouveaux logiciels, formation à des modes opératoires et gestes techniques etc.). Le temps de formation est réduit, tout comme le temps de déploiement des nouveaux outils. Un expert métier ne sera plus contraint de se déplacer sur plusieurs sites pour déployer un savoir-faire et les opérateurs n’auront plus besoin de faire sortir un collègue de sa ligne de production pour résoudre un problème : ils n’auront qu’à consulter son tuto vidéo !
Par ailleurs, en valorisant les salariés et en leur accordant davantage d’autonomie, le partage de connaissances entre pairs renforce le bien-être et la satisfaction des collaborateurs, ce qui réduit le turnover et les coûts associés.
À l’ère de l’industrie 4.0, les entreprises doivent favoriser le développement continu des compétences des salariés pour faire face aux enjeux de digitalisation et d’automatisation. Avec Speach, donnez la possibilité à vos salariés de créer des tutoriels vidéo interactifs pour partager leur expertise avec tous les collaborateurs.
