Plus de 200. C’est le nombre de messages qu’un employé envoie en moyenne sur Slack chaque semaine, selon Time Is Ltd, une société d’analyse de la productivité. Des messages supposés favoriser la collaboration… mais qui vous font surtout perdre du temps ! 

Comme les réseaux sociaux, les applications de messagerie instantanée sont consultées de manière compulsive au travail (voire même en dehors) et génèrent du stress et de la frustration à l’idée de manquer une partie de la conversation. Le fameux “Fear Of Missing Out” pour les intimes. Et que dire des équipes éparpillées aux quatre coins du globe, avec des fuseaux horaires différents ?

Dans un flot permanent de notifications et d’alertes, les discussions se déroulent et encouragent une culture du “toujours connecté.e”, qui se fait souvent au détriment de la productivité. L’employé moyen est interrompu 50 à 60 fois par jour, et environ 80 % de ces interruptions sont sans importance. Ces distractions perturbent le fameux “deep work”, qui nécessite de la concentration. Selon Darius Foroux, blogueur sur la productivité, notre concentration diminue lorsque nous recevons trop d’informations. Une étude de l’Université de Californie a montré qu’après une interruption, il faut en moyenne 23 minutes pour se concentrer à nouveau sur sa tâche initiale.

Avec Speach, vous pouvez prendre le pouls de l’entreprise sans vous sentir noyé.e dans l’information ! Notre solution de collaboration asynchrone vous permet de communiquer à votre rythme et de suivre l’avancée des uns des autres en toute transparence.

Certaines entreprises détournent les services de messagerie instantanée et les utilisent comme des outils de surveillance ou de contrôle par les managers. Côté employés, ils peuvent être considérés, à tort, comme un moyen de prouver leur activité. Mais ces applications n’ont pas vocation à remplacer la pointeuse ! En télétravail, les managers privilégient la culture du résultat à celle du présentéisme. 

Avec Speach, pas besoin de définir un statut en ligne ! Chacun est libre d’avancer à son rythme. Les statistiques d’un speach vous permettent de savoir qui a regardé la vidéo et si elle a été visionnée jusqu’au bout. Les personnes concernées peuvent commenter le speach et répondre à des quiz ou à des sondages intégrés dans la vidéo. Chaque speach peut être co-édité à plusieurs et être soumis à un système d’approbation.

Sur les réseaux sociaux d’entreprise, les idées sont proposées, discutées et finissent par se perdre dans le flot des conversations. Les documents et les liens disparaissent au fil des échanges. Les mêmes questions et les mêmes problèmes refont surface régulièrement et nécessitent toujours les mêmes réponses.

Et comme ci cela ne suffisait pas, les demandes de dernière minute se font souvent de manière brute et spontanée, décorrélées de leur contexte. Bref, les messageries instantanées ont de nombreux avantages mais elles entraînent bien souvent une communication fragmentée et de moindre qualité. 

Avec Speach, vous sortez d’une logique de flux pour rentrer dans une logique de stock : l’information est centralisée à un seul endroit, organisée et accessible partout, à tout moment. Les collaborateurs constituent une base de connaissances interne collaborative qui permet à chacun de savoir ce qu’il doit faire et de trouver les ressources dont il a besoin.

À coups d’emojis et de gifs, les échanges spontanés sur les réseaux sociaux d’entreprise permettent de maintenir le lien social en ces temps de confinement. Mais quoi de mieux que la vidéo pour transmettre de l’émotion et rompre le sentiment d’isolement ? Le langage corporel représente une partie importante de la communication et les repères visuels rassurent.

À l’écrit, le ton d’un message ou la formalité d’un e-mail peuvent être mal interprétés. La vidéo a ce pouvoir de montrer les choses plutôt que de tenter de les décrire !

Avec Speach, vous pouvez commenter directement une présentation, enregistrer votre écran et partager cette vidéo interactive en quelques minutes seulement. Le speach permet de maintenir le lien social tout en évitant les incompréhensions et les erreurs d’interprétation.

Au sein d’une entreprise, le parcours professionnel d’un collaborateur est rythmé par trois grandes étapes : l’onboarding, l’évolution en interne et l’offboarding. Savoir accompagner un collaborateur de son arrivée à sa sortie est un enjeu de taille pour une entreprise.

Départ à la retraite ou nouvelle opportunité professionnelle, le départ d’un travailleur expérimenté peut avoir un impact sur votre organisation. Pour une entreprise, il est donc essentiel de capturer ses connaissances et son savoir-faire avant qu’il ne quitte les effectifs.

Documenter des années d’expertise peut être une tâche rebutante. Pourtant, dans dans un environnement professionnel où les évolutions sont rapides et fréquentes, il est crucial  de capitaliser sur les savoirs internes en adoptant un processus d’offboarding efficace !

Manager ou opérationnel, junior ou expérimenté, cadre administratif ou technicien, chaque salarié détient une expertise. En pratiquant son métier au quotidien, il a naturellement acquis des connaissances, développé des bonnes pratiques ou implémenté de nouveaux outils. Remplacer ce salarié est une vraie source d’inquiétudes pour de nombreuses entreprises. Ne le laissez pas partir avec ce trésor de connaissances !

Dans votre processus d’offboarding, vous pouvez inclure le tuto vidéo comme outil de documentation et de passation pour le successeur (ou même pour le reste de l’équipe). Le salarié se met en scène dans une vidéo explicative pour présenter son utilisation d’un logiciel, ses gestes techniques, ses bonnes pratiques, etc.

Dans le cadre d’un offboarding, le tuto vidéo est aussi un bon moyen de valoriser le travail accompli par un collaborateur et l’impact positif qu’il a eu sur l’entreprise lorsqu’il était en poste.

Une stratégie d’offboarding doit se définir en amont. Le meilleur moyen de ne pas oublier une étape ou une procédure dans le départ d’un collaborateur c’est encore d’établir une feuille de route. Chaque fois qu’un salarié quittera votre entreprise, elle vous servira de guide à suivre pour l’accompagner dans son départ.

Restituer le matériel, clôturer les formalités administratives ou supprimer les accès : ce sont des étapes que nous avons l’habitude de suivre lors d’un départ. Pourquoi ne pas intégrer le tuto vidéo dans ces étapes de départ comme un processus de “passation” obligatoire ?

Systématisez l’usage des tutos vidéos pour capturer les connaissances et le savoir-faire des salariés sortants. Présentez le tuto vidéo comme outil de documentation à restituer lors d’un départ.

Les salariés emportent avec eux jusqu’à 70% de leurs connaissances lorsqu’ils quittent une entreprise. Ce chiffre parle de lui-même : il est indispensable de documenter et capturer le savoir-faire et les connaissances d’un salarié sur le point de quitter l’entreprise. Mais pourquoi attendre le départ d’un collaborateur pour réaliser un tuto vidéo ?

Il n’a jamais été aussi simple de faire une vidéo depuis son smartphone. Quelques minutes suffisent pour créer un tuto vidéo sur un geste technique par exemple. Adoptez une solution comme Speach pour rendre le tuto vidéo accessible au quotidien et ainsi partagez des connaissances en interne en permanence.

La délicate période de départ sera moins redoutée si les savoirs sont déjà documentés et accessibles pour tous les salariés.

Chaque entreprise dispose d’archives et d’innombrables documents regroupant les savoirs de plusieurs années d’exercice. Ces documents sont indispensables pour chaque salarié mais… Savent-ils vraiment comment trouver une information ? une fiche technique ? un schéma explicatif ? Le format papier n’est pas le support le plus favorable au partage et à la recherche d’informations.

Si vos salariés ont la possibilité de créer des tutos vidéo eux-mêmes, sur tous les sujets possibles et à tout moment, vous avez entre les mains une mine d’or pour l’ensemble de l’entreprise. En créant une tutothèque (bibliothèque de tutos vidéo), vous allez archiver le savoir-faire, les bonnes pratiques. Vous allez surtout les rendre disponibles en les regroupant dans une seule et même plateforme.

Avec Speach, la recherche de tuto est simplifiée : vous avez la possibilité de les catégoriser selon les thématiques que vous souhaitez et une barre de recherche reste disponible pour naviguer encore plus facilement.

Pour un nouveau salarié, il est extrêmement important d’acquérir les connaissances de base. Le salarié sortant a su résoudre des problématiques, il a acquis des connaissances, il a testé des choses, il a appris de ses erreurs. Cet ensemble d’expériences doit être transmis pour assurer un certain niveau de productivité.

Chaque départ n’est pas suivi d’une arrivée. Et chaque salarié n’a pas l’opportunité de faire une période de passation avec son successeur. Pour faciliter le transfert de connaissances, le tuto vidéo s’avère très utile.

La vidéo est plus simple à comprendre qu’un manuel d’une dizaine de pages car elle permet de voir concrètement ce qui est expliqué. En visualisant les gestes techniques ou les bonnes pratiques, le nouvel arrivant aura moins de mal à les reproduire. Ainsi, l’entreprise réduit les risques d’erreur et peut même maintenir son niveau de productivité.

Groupe ADP a un enjeu majeur de transmission de savoir-faire et de compétences auprès des collaborateurs. En effet, d’ici une dizaine d’années, 40% des salariés partiront en retraite.

Dans ce contexte de télétravail, les entreprises doivent améliorer la collaboration à distance pour maintenir la productivité et l’engagement des employés. 

Nous avons encore trop souvent recours aux échanges instantanés, au détriment d’une communication plus respectueuse du rythme de chacun.

La plupart du temps, les conversations à distance n’ont pas besoin de se faire en temps réel. Dans ce match en 3 points, je vous explique pourquoi la communication asynchrone – c’est à dire en décalé, non en temps réel – peut vous redonner du pouvoir sur les messages émis et sur la gestion du temps (le vôtre et celui des autres !).

Le plus souvent, le temps de réponse à un e-mail n’excède pas 2 minutes, selon une étude réalisée en 2015 par Yahoo Labs. Lorsque nous recevons un e-mail ou un message sur Slack, nous avons tendance à lui donner la priorité sur ce que nous étions en train de faire. Pourtant, répondre aux demandes de manière réactive ne permet pas d’organiser sa journée de manière proactive.

Cette dépendance aux notifications et aux alertes encourage une culture du “toujours connecté.e”, qui se fait souvent au détriment de la productivité. Une étude de l’Université de Californie (Irvine) a montré qu’après une interruption, il faut en moyenne 23 minutes pour se concentrer à nouveau sur sa tâche initiale. Ces distractions ponctuent la journée et perturbent le travail de fond, ce fameux “deep work”, qui nécessite de la concentration. Et lorsque chacun adresse ses demandes de manière décousue (sans toujours rappeler le contexte), il y a de quoi perdre le fil ! Certains employés peuvent même se sentir sur-sollicités et aller jusqu’à l’épuisement professionnel.

J’en suis convaincue, la communication asynchrone vous libère des distractions et des interruptions à répétition. Elle vous permet de passer plus de temps sur des activités à valeur ajoutée. Sortez d’une logique de flux pour rentrer dans une logique de stock : optez pour un outil qui centralise et organise l’information afin de la rendre accessible partout, à tout moment. N’ayez plus peur de louper les flots de conversations et détachez-vous une bonne fois pour toutes de ce fameux FOMO (Fear Of Missing Out) !

En télétravail, vous êtes libres d’organiser votre journée comme vous l’entendez. Ce qui compte, c’est le résultat. N’oubliez pas : on ne vous demande pas d’être connecté à toute heure du jour et de la nuit mais de faire votre travail en temps et en heure ! Il est donc de votre responsabilité de gérer votre temps pour être efficace et ne pas vous éparpiller.

Le téléphone ou la visioconférence sont souvent utilisés pour des échanges rapides et  spontanés. Les collaborateurs peuvent facilement poser leurs questions en direct, avoir des conversations approfondies et faire du brainstorming. La communication synchrone est aussi adaptée aux situations “de crise” pour traiter des urgences, aborder des sujets délicats ou annoncer des décisions stratégiques aux collaborateurs.

Mais la spontanéité des échanges avec des retours “à chaud” n’est pas toujours la meilleure option. Certains types de missions et de projets nécessitent une prise de recul, une réflexion plus approfondie (et donc des réponses réfléchies). Avec la communication synchrone, vous consommez l’information en même temps que vous la recevez. À l’inverse, la communication asynchrone vous permet de digérer l’information, de trouver des réponses, d’apporter des solutions, de tirer des conclusions et de prendre des décisions sans pression.

Par ailleurs, la communication en temps réel n’est pas enregistrée : à moins d’avoir une bonne mémoire, mieux vaut prendre des notes au cours de l’échange ! Enregistrer votre communication à l’image d’une vidéo ou d’un message vocal permet au destinataire de le consulter ultérieurement et autant de fois que nécessaire.

En télétravail, mieux vaut mettre en place des process clairs et avoir des intentions claires. Chacun doit savoir ce qu’il a à faire, pourquoi il le fait et comment il doit le faire. La communication asynchrone permet de penser sa communication en amont en se mettant à la place du destinataire. Elle fournit un contexte, formule une demande, fixe une deadline et met à disposition toutes les ressources nécessaires. Plutôt que d’envoyer des informations par bribes, de manière fragmentée, allez droit au but ! Avec la communication asynchrone, vous rendez le message audible et l’information est reçue au moment où le destinataire est disponible (et donc réceptif). La communication asynchrone respecte non seulement votre temps mais aussi celui des autres !

Pour collaborer à distance, le mail est LE canal privilégié pour échanger. Avez-vous déjà pensé à utiliser une solution de communication vidéo asynchrone pour partager des informations de manière visuelle et structurée ? Découvrez comment gagner en temps et en productivité avec notre solution. 

Le texte a ses limites pour exprimer certains types de demandes et peut être interprété différemment selon les destinataires. La vidéo a ce pouvoir de montrer les choses tout en les commentant. Structuré en chapitres pour mieux découper l’information, notre format vidéo vous permet de partager des explications claires, visuelles et guidées “pas-à-pas”.