La « réunion inversée » ou comment gagner du temps en 5 étapes

Réunion inversée : gagner du temps en 5 étapes

Avez-vous déjà songé à inverser vos réunions ? Le concept de la réunion inversée (flipped meeting en anglais) fait référence à la « classe inversée », cette approche pédagogique qui bouscule les méthodes d’apprentissage classiques. Terminé le cours magistral, hyper descendant, suivi de devoirs à la maison pour mettre en application le cours. La « classe inversée » remet en question l’approche traditionnelle d’apprentissage à laquelle on reproche le manque d’interactivité. Comment ? En proposant de préparer la classe chez soi, à son rythme, de façon à profiter du temps en présentiel pour poser des questions, débattre.

Appliquer ce schéma à la réunion, c’est possible ! Et même de plus en plus encouragé par les managers, en vue de gagner du temps. En diffusant votre ordre du jour en amont au moyen d’une capsule vidéo, courte et interactive, profitez du temps avec vos collègues pour prendre des décisions. Comment appliquer ce modèle de réunion inversée ? Suivez le guide en 5 étapes.

 

1. Avoir le réflexe « capsule vidéo »

Ce n’est pas tout de vouloir mettre en place la méthode de la réunion inversée : il faut d’abord avoir le bon outil et le réflexe de l’utiliser. Pour commencer, il est important d’expliquer les bénéfices et l’approche de la réunion inversée à l’ensemble de l’entreprise.

Par exemple dans l’industrie, vous pouvez utiliser la vidéo pendant la visite de routine de l’usine. Si vous constatez un problème ou une défaillance, optez pour le film plutôt que la prise des notes. Avantage de la vidéo : elle permet de retranscrire la réalité telle qu’elle est. Les notes sont souvent dépendantes d’une interprétation personnelle. Autre exemple dans les services informatiques, si vous constatez un bug à faire remonter vous pouvez filmer votre écran (screencast) plutôt que d’essayer de mettre des mots sur le problème.

Toutes ces vidéos vont permettre de partager l’information et les savoir-faire plus facilement. Les connaissances viennent du terrain, c’est le début de la réunion inversée.

 

2. Partager des capsules vidéos à ses collaborateurs

La vidéo est devenue un format incontournable. La preuve : YouTube est aujourd’hui le 2ème moteur de recherche après Google. Le gros avantage du tuto vidéo, c’est qu’il peut être visionné à tout moment et n’importe où.

Une capsule vidéo offre plus de souplesse dans l’apprentissage et le partage au sein de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent échanger et se partager des vidéos très simplement. Le format créé une vraie dynamique dans les échanges entre pairs mais aussi dans le cadre de la réunion. Dans un modèle de réunion inversée, vous pouvez partager en amont votre ordre du jour et les informations clés en vidéo. En bref, vous montrez ce dont vous voulez parler : logiciel, mode opératoire, nouveau pitch commercial, etc.

Avec une solution comme SpeachMe, vous pouvez même chapitrer votre tuto vidéo. Ainsi, chacun peut se rendre directement sur la partie qui le concerne ou l’intéresse, et même y laisser des commentaires.

 

3. Faire de la capsule vidéo une condition pour participer à la réunion

Un peu « disciplinaire » mais après tout, pourquoi pas ? Sur le même principe que la classe inversée, où les élèves doivent potasser le cours chez eux, avant de le mettre en application en présentiel avec l’assistance du professeur, cela pourrait se passer de la façon suivante : les salariés doivent visionner la capsule vidéo en amont pour prendre connaissance du sujet, préparer leurs questions ou remarques, et utiliser le temps de la réunion pour échanger.

Sur la plateforme SpeachMe, vous avez accès à un certain nombre de données concernant l’engagement des collaborateurs : vous savez qui a visionné la vidéo, qui l’a regardé jusqu’au bout, etc. Très utile pour mesurer le retour sur investissement !

 

4. S’appuyer sur la capsule vidéo au cours de la réunion

La capsule vidéo est un outil qui capte la réalité et qui est beaucoup plus explicite lorsque vous voulez expliquer un geste technique ou un processus. D’ailleurs, elle est de plus en plus utilisée par les industries pour favoriser la circulation de l’information et la standardisation des pratiques dans un contexte multisite.

Au cours de votre carrière, combien de fois vous êtes-vous retrouvé en réunion face à un PowerPoint indigeste ou face à une personne soporifique ? Peut-être même que c’était vous cet animateur ! Utilisez des capsules vidéo pour illustrer vos propos : vous verrez, vos interlocuteurs auront une image plus claire de ce que vous leur expliquez.

 

5. Envoyer une capsule vidéo « récap »de la réunion

Souvent, après une réunion, vous envoyez ou recevez la présentation PowerPoint dans votre boîte mail. Mais soyons honnête, personne ne l’ouvre. Une courte vidéo, en revanche, est un format que l’on visionne sans problème avant ou après une réunion.

La capsule vidéo est même un format qui peut intéresser les autres collaborateurs n’ayant pas pu assister à la réunion. Grâce à une solution comme SpeachMe, vous pouvez synchroniser plusieurs formats en plus de la vidéo (slides, screencast, images, etc) pour enrichir le contenu. Avec un support aussi complet, plus besoin d’être présent physiquement à une réunion, vous pouvez sans problème diffuser la capsule vidéo à l’ensemble de l’entreprise !

 

En finir avec les réunions classiques grâce à SpeachMe

Les modèles classiques de management ont atteint leurs limites. Grâce aux nouvelles technologies, d’autres méthodes de partage, de collaboration ou tout simplement de travail ont pu être développées. La réunion est normalement un moment privilégié où les collaborateurs prennent le temps de se réunir pour échanger. Mais souvent mal menée, la réunion s’avère être contre-productive.

Avec une solution comme SpeachMe, transformez vos réunions en vraies sessions de travail ! La capsule vidéo permet de rendre vos échanges plus riches et plus collaboratifs.