Offboarding : capturer les connaissances grâce aux tutos vidéos

Au sein d’une entreprise, le parcours professionnel d’un collaborateur est rythmé par trois grandes étapes. La première est l’intégration, qu’on appelle aussi l’onboarding, et qui consiste à accueillir le salarié dans les meilleures conditions. Elle est suivie par l’évolution en interne qui va lui permettre d’acquérir de nouvelles compétences. Enfin, la dernière étape est l’offboarding, qui représente le départ. Savoir accompagner un collaborateur de son arrivée à sa sortie est un enjeu de taille pour une entreprise.

Départ à la retraite ou nouvelle opportunité professionnelle, le départ d’un travailleur expérimenté peut avoir un impact sur votre organisation. Pour une entreprise, il est donc essentiel de capturer ses connaissances et son savoir-faire avant qu’il ne quitte les effectifs.

Documenter des années d’expertise peut être une tâche rebutante. Pourtant, dans dans un environnement professionnel où les évolutions sont rapides et fréquentes, il est crucial  de capitaliser sur les savoirs internes en adoptant un processus d’offboarding efficace !

 

Chaque salarié est un expert

Manager ou opérationnel, junior ou expérimenté, cadre administratif ou technicien, chaque salarié détient une expertise. En pratiquant son métier au quotidien, il a naturellement acquis des connaissances, développé des bonnes pratiques ou implémenté de nouveaux outils. Remplacer ce salarié est une vraie source d’inquiétudes pour de nombreuses entreprises. Ne le laissez pas partir avec ce trésor de connaissances !

Dans votre processus d’offboarding, vous pouvez inclure le tuto vidéo comme outil de documentation et de passation pour le successeur (ou même pour le reste de l’équipe). Le salarié se met en scène dans une vidéo explicative pour présenter son utilisation d’un logiciel, ses gestes techniques, ses bonnes pratiques, etc.

Dans le cadre d’un offboarding, le tuto vidéo est aussi un bon moyen de valoriser le travail accompli par un collaborateur et l’impact positif qu’il a eu sur l’entreprise lorsqu’il était en poste.

 

Intégrer le tuto vidéo dans le processus d’offboarding

Une stratégie d’offboarding doit se définir en amont. Le meilleur moyen de ne pas oublier une étape ou une procédure dans le départ d’un collaborateur c’est encore d’établir une feuille de route. Chaque fois qu’un salarié quittera votre entreprise, elle vous servira de guide à suivre pour l’accompagner dans son départ.

Restituer le matériel, clôturer les formalités administratives ou supprimer les accès : ce sont des étapes que nous avons l’habitude de suivre lors d’un départ. Pourquoi ne pas intégrer le tuto vidéo dans ces étapes de départ comme un processus de “passation” obligatoire ?

Systématisez l’usage des tutos vidéos pour capturer les connaissances et le savoir-faire des salariés sortants. Présentez le tuto vidéo comme outil de documentation à restituer lors d’un départ.

 

Rendre le tuto vidéo accessible au quotidien

Les salariés emportent avec eux jusqu’à 70% de leurs connaissances lorsqu’ils quittent une entreprise. Ce chiffre parle de lui-même : il est indispensable de documenter et capturer le savoir-faire et les connaissances d’un salarié sur le point de quitter l’entreprise. Mais pourquoi attendre le départ d’un collaborateur pour réaliser un tuto vidéo ?

Il n’a jamais été aussi simple de faire une vidéo depuis son smartphone. Quelques minutes suffisent pour créer un tuto vidéo sur un geste technique par exemple. Adoptez une solution comme SpeachMe pour rendre le tuto vidéo accessible au quotidien et ainsi partagez des connaissances en interne en permanence.

La délicate période de départ sera moins redoutée si les savoirs sont déjà documentés et accessibles pour tous les salariés.

 

Créer une bibliothèque de savoir-faire

Chaque entreprise dispose d’archives et d’innombrables documents regroupant les savoirs de plusieurs années d’exercice. Ces documents sont indispensables pour chaque salarié mais… Savent-ils vraiment comment trouver une information ? une fiche technique ? un schéma explicatif ? Le format papier n’est pas le support le plus favorable au partage et à la recherche d’informations.

Si vos salariés ont la possibilité de créer des tutos vidéo eux-mêmes, sur tous les sujets possibles et à tout moment, vous avez entre les mains une mine d’or pour l’ensemble de l’entreprise. En créant une tutothèque (bibliothèque de tutos vidéo), vous allez archiver le savoir-faire, les bonnes pratiques. Vous allez surtout les rendre disponibles en les regroupant dans une seule et même plateforme.

Avec SpeachMe, la recherche de tuto est simplifiée : vous avez la possibilité de les catégoriser selon les thématiques que vous souhaitez et une barre de recherche reste disponible pour naviguer encore plus facilement.

 

Faciliter le transfert de connaissances

Pour un nouveau salarié, il est extrêmement important d’acquérir les connaissances de base. Le salarié sortant a su résoudre des problématiques, il a acquis des connaissances, il a testé des choses, il a appris de ses erreurs. Cet ensemble d’expériences doit être transmis pour assurer un certain niveau de productivité.

Chaque départ n’est pas suivi d’une arrivée. Et chaque salarié n’a pas l’opportunité de faire une période de passation avec son successeur. Pour faciliter le transfert de connaissances, le tuto vidéo s’avère très utile.

La vidéo est plus simple à comprendre qu’un manuel d’une dizaine de pages car elle permet de voir concrètement ce qui est expliqué. En visualisant les gestes techniques ou les bonnes pratiques, le nouvel arrivant aura moins de mal à les reproduire. Ainsi, l’entreprise réduit les risques d’erreur et peut même maintenir son niveau de productivité.

 

Capturez les connaissances de vos experts avec SpeachMe

Quelle que soit la raison, quand les salariés quittent une entreprise, ils partent avec leurs bonnes pratiques, leurs connaissances et leurs savoir-faire. Accompagner les salariés sortants est tout aussi important que d’intégrer un nouveau collaborateur. Pourtant les entreprises sont encore trop nombreuses à sous-estimer la perte que représente un départ en termes de savoirs.

SpeachMe met à disposition des employés une solution pour créer des tutos vidéo simplement et rapidement. Favoriser le partage des connaissances est une action du quotidien et une étape indispensable dans le départ d’un salarié.

Aller plus loin