Pendant la crise sanitaire et le télétravail généralisé, l’utilisation des applications de visioconférence comme Zoom ou Google Hangout a explosé. La réunion virtuelle en direct se substitue en effet à la réunion “In Real Life”. Mais elle a aussi ses limites…
On le sait, le sentiment de déconnexion et de solitude peut altérer la motivation des collaborateurs. Selon le rapport de Buffer sur l’état du télétravail en 2020, c’est même le plus gros défi auquel sont confrontés les salariés, au même titre que la collaboration à distance.
Pour renforcer le lien social à l’heure où les interactions se font plus rares, la visioconférence est une valeur sûre. Elle permet une communication plus humanisée qu’un simple e-mail froid et désincarné, dont le ton peut laisser libre cours aux interprétations et aux malentendus. Elle permet aussi de remplacer les temps d’échange informels à la machine à café. Encore faut-il en avoir un usage raisonné et ne pas tomber dans l’écueil de la réunionite aigüe qui peut aussi exister au bureau.
⌛️ Votre temps est précieux, économisez-le !
En télétravail, une erreur courante des dirigeants est de prévenir ce sentiment d’isolement en programmant davantage de réunions en visioconférence. Une étude de Owl Labs a révélé que les travailleurs à distance assistent globalement à plus de réunions par semaine (14 % des répondants avaient même plus de 10 réunions par semaine, contre seulement 3% des travailleurs sur site).
🤦♀️ Attention au risque élevé de cacophonie
Parmi ceux qui liront cet article, beaucoup pourront en témoigner, la visioconférence peut facilement tourner à la cacophonie : problèmes techniques audio et vidéo (26% fois plus courants en télétravail), réunions qui débordent et qui partent dans tous les sens, enfants qui s’impatientent à l’arrière-plan…
🤯 La visioconférence génère de la fatigue
Si la visioconférence est indispensable à distance, il convient cependant de se demander si elle est toujours la meilleure utilisation du temps et de l’énergie de chacun. Certains experts parlent même de la “Zoom fatigue” pour caractériser l’impact psychologique de ces visioconférences à répétition. Dans leur livre “It Doesn’t Have to Be Crazy at Work“, les fondateurs de Basecamp, Jason Fried et David Heinemeier Hansson, plaident pour que les réunions soient “un dernier recours”.
🔍 Des informations se perdent
Les discussions en temps réel impliquent souvent des réponses spontanées. En effet, lorsque vous échangez en direct avec quelqu’un, vous consommez l’information en même temps que vous la recevez. En visioconférence, même si les collaborateurs peuvent prendre des notes, une partie des idées et des documents échangés pendant la réunion va inévitablement se perdre dans le fil des échanges. Le temps passé à retrouver les idées principales, les organiser et en retirer une vraie réflexion est fréquemment une perte de temps.
La vidéo, oui, mais à la juste dose !
On le sait, la vidéo a ce pouvoir de transmettre de l’émotion et de rompre le sentiment d’isolement en remettant la voix et le visuel au cœur de la communication. Le poids des mots ne représenterait que 7% dans la communication globale ! D’où l’importance du ton et du langage corporel dans les échanges.
Envoyer des messages au format vidéo avec une solution comme Speach, permet d’éviter les réunions qui s’enchaînent sans sacrifier l’aspect humain de la communication. Cela permet aussi de s’affranchir des fuseaux horaires et de ne plus perdre de temps à organiser des visioconférences pour des collaborateurs répartis aux quatre coins du globe.
La communication “en décalé”, dite asynchrone, ne nécessite pas une réponse directe de votre part. Elle vous donne le temps de digérer l’information, d’apporter des solutions et de prendre des décisions sans pression.
Et pour la dose d’échanges informels, nécessaires aussi à distance, les salariés peuvent créer des vidéos plus personnelles pour partager leur expérience du télétravail et leurs bonnes pratiques au quotidien : astuces pour occuper les enfants, recettes de cuisine ou recommandations de lectures… Les collaborateurs ne manqueront pas d’imagination !
Speach vous permet de documenter de manière exhaustive et structurée les processus et savoirs internes à l’entreprise. En accédant à une bibliothèque collaborative de tutos vidéo, les collaborateurs pourront monter en compétences et avancer sur un projet en toute autonomie.
