Dans ce contexte de télétravail, les entreprises doivent améliorer la collaboration à distance pour maintenir la productivité et l’engagement des employés.
Nous avons encore trop souvent recours aux échanges instantanés, au détriment d’une communication plus respectueuse du rythme de chacun.
La plupart du temps, les conversations à distance n’ont pas besoin de se faire en temps réel. Dans ce match en 3 points, je vous explique pourquoi la communication asynchrone – c'est-à-dire en décalé, non en temps réel – peut vous redonner du pouvoir sur les messages émis et sur la gestion du temps (le vôtre et celui des autres !).
1. Productivité ⚡️ réactivité
Le plus souvent, le temps de réponse à un e-mail n’excède pas 2 minutes, selon une étude réalisée en 2015 par Yahoo Labs. Lorsque nous recevons un e-mail ou un message sur Slack, nous avons tendance à lui donner la priorité sur ce que nous étions en train de faire. Pourtant, répondre aux demandes de manière réactive ne permet pas d’organiser sa journée de manière proactive.
Cette dépendance aux notifications et aux alertes encourage une culture du “toujours connecté.e”, qui se fait souvent au détriment de la productivité. Une étude de l’Université de Californie (Irvine) a montré qu’après une interruption, il faut en moyenne 23 minutes pour se concentrer à nouveau sur sa tâche initiale. Ces distractions ponctuent la journée et perturbent le travail de fond, ce fameux “deep work”, qui nécessite de la concentration. Et lorsque chacun adresse ses demandes de manière décousue (sans toujours rappeler le contexte), il y a de quoi perdre le fil ! Certains employés peuvent même se sentir sur-sollicités et aller jusqu’à l’épuisement professionnel.
J’en suis convaincue, la communication asynchrone vous libère des distractions et des interruptions à répétition. Elle vous permet de passer plus de temps sur des activités à valeur ajoutée. Sortez d’une logique de flux pour rentrer dans une logique de stock : optez pour un outil qui centralise et organise l’information afin de la rendre accessible partout, à tout moment. N’ayez plus peur de louper les flots de conversations et détachez-vous une bonne fois pour toutes de ce fameux FOMO (Fear Of Missing Out) !
En télétravail, vous êtes libres d’organiser votre journée comme vous l’entendez. Ce qui compte, c’est le résultat. N’oubliez pas : on ne vous demande pas d’être connecté à toute heure du jour et de la nuit mais de faire votre travail en temps et en heure ! Il est donc de votre responsabilité de gérer votre temps pour être efficace et ne pas vous éparpiller.
2. Communication réfléchie ⚡️ spontanée
Le téléphone ou la visioconférence sont souvent utilisés pour des échanges rapides et spontanés. Les collaborateurs peuvent facilement poser leurs questions en direct, avoir des conversations approfondies et faire du brainstorming. La communication synchrone est aussi adaptée aux situations “de crise” pour traiter des urgences, aborder des sujets délicats ou annoncer des décisions stratégiques aux collaborateurs.
Mais la spontanéité des échanges avec des retours “à chaud” n’est pas toujours la meilleure option. Certains types de missions et de projets nécessitent une prise de recul, une réflexion plus approfondie (et donc des réponses réfléchies). Avec la communication synchrone, vous consommez l’information en même temps que vous la recevez. À l’inverse, la communication asynchrone vous permet de digérer l’information, de trouver des réponses, d’apporter des solutions, de tirer des conclusions et de prendre des décisions sans pression.
Par ailleurs, la communication en temps réel n’est pas enregistrée : à moins d’avoir une bonne mémoire, mieux vaut prendre des notes au cours de l’échange ! Enregistrer votre communication à l’image d’une vidéo ou d’un message vocal permet au destinataire de le consulter ultérieurement et autant de fois que nécessaire.
En télétravail, il vaut mieux mettre en place des process clairs et avoir des intentions claires. Chacun doit savoir ce qu’il a à faire, pourquoi il le fait et comment il doit le faire. La communication asynchrone permet de penser sa communication en amont en se mettant à la place du destinataire. Elle fournit un contexte, formule une demande, fixe une deadline et met à disposition toutes les ressources nécessaires. Plutôt que d’envoyer des informations par bribes, de manière fragmentée, allez droit au but ! Avec la communication asynchrone, vous rendez le message audible et l’information est reçue au moment où le destinataire est disponible (et donc réceptif). La communication asynchrone respecte non seulement votre temps mais aussi celui des autres !
3. Réduction du stress ⚡️ maintien du lien social
Le sentiment de déconnexion et de solitude peut altérer la motivation des collaborateurs. En ces temps de confinement, qui laisse peu de place aux interactions sociales, la communication synchrone est donc propice à des conversations plus simples et moins formelles. La visioconférence se substitue à la réunion “In Real Life” : elle atténue le sentiment d’isolement et vise à recréer de la connexion. Entendre ses collaborateurs, voir leurs visages souriants dans leur environnement quotidien renforce le lien social. La vidéo rassure, apporte de la nuance et a le pouvoir de transmettre des émotions. Il convient de relativiser le poids des mots (qui ne serait que de 7%) par rapport à celui du ton (38%) et du langage corporel qui représente plus de la moitié de la communication. Pour combler le manque d’interactions sociales du quotidien au bureau, il est important d’entretenir ce sentiment d’appartenance pour maintenir la motivation des salariés.
La visioconférence peut cependant facilement tourner à la cacophonie : problèmes techniques en tout genre, réunions qui débordent et qui partent dans tous les sens et j’en passe. Si elle est indispensable en temps de confinement, il convient cependant de se demander si elle est toujours la meilleure utilisation du temps et de l’énergie de chacun.
Avec une solution de collaboration vidéo asynchrone, vous pouvez garder ce lien social tout en évitant le stress des réunions qui s’enchaînent. Plus besoin non plus de vous préoccuper des fuseaux horaires pour collaborer avec des équipes dispersées aux quatre coins du globe. La communication sous forme de vidéos courtes et asynchrones vous permet de travailler dans de meilleures conditions, sans pour autant sacrifier la dose d’interaction indispensable en ces temps de confinement.
Évitez le caractère systématique de la communication instantanée : l’échange asynchrone devrait être le mode de communication par défaut pour rester efficace à distance. Optez pour un outil de collaboration visuel, qui conserve les avantages de la vidéo (connexion humaine et compréhension renforcée du message), propice à la prise de recul et à la productivité !
